Fundargerð stjórnar nr. 19 2016-2017

Mættir: Sigþór U. Hallfreðsson (SUH) formaður, Rósa María Hjörvar (RMH) varaformaður, Baldur Snær Sigurðsson (BSS) ritari, Sigríður Hlín Jónsdóttir (SHJ) gjaldkeri (var á Skype),  Lilja Sveinsdóttir (LS) meðstjórnandi, Elínborg Lárusdóttir (EL) varamaður, og Kristinn Halldór Einarsson (KHE) framkvæmdastjóri.

Fjarverandi: María Hauksdóttir (MH) varamaður,  Patrekur Andrés Axelsson (PAA)

1.  Lagabreytingar.

SUH bað KHE um að lesa upp tillögu að lagabreytingatillögum stjórnar fyrir aðalfund næstkomandi félagsins.

Inngangur:

Á aðalfundi  Blindrafélagsins þann  19. Mars 2016 var eftirfarandi ályktunartillaga samþykkt.:

„Aðalfundur Blindrafélagsins haldinn þann 19. mars 2016 felur stjórn félagsins að hefja vinnu við að endurskoða og móta lög, siðareglur og verklagsferla fyrir starfsemi Blindrafélagsins.
A) Endurskoða lög félagsins með það að markmiði að færa lögin betur að starfsemi félagsins, gera lögin skýrari og færa inn í þau venjur, hefðir og óskráðar reglur sem breið samstaða er um. Tillögur að nýjum lögum Blindrafélagsins skulu lagðar fyrir aðalfund félagsins 2017.
b)  Að gera tillögu að siðareglum Blindrafélagsins. Siðareglurnar skulu byggja á gildum Blindrafélagsins og meðal annars fjalla um ábyrgð allra þeirra, sem starfa á vettvangi félagsins og samskipti bæði inn á og út á við. Tillaga að nýjum siðareglum fái umfjöllun og staðfestingu félagsfundar Blindrafélagsins.
c)  Að setja niður verklagsferla fyrir starfsemi félagsins. Þar með talið fyrir stjórn félagsins, deildir, nefndir og skrifstofu. Við þessa vinnu verði lögð á það rík áhersla að kalla fram sjónarmið félagsmanna og starfsmanna og leita ráðgjafar fagfólks eftir því sem við á“.

Nú þegar hafa siðareglur fyrir almenna félagsmenn, stjórn og starfsmenn og stjórnendur verði kynntar og staðfestar.Verkferla vinna á vettvangi stjórnar og skrifstofu er í gangi og stöðugri endurskoðun.

Við vinnu sína að tillögum að lagabreytingum skoðaði stjórn þær lagabreytingar sem lágu fyrir seinasta aðalfundi, hlustað var eftir sjónarmiðum sem að fram komu á Stefnumóti félagsmanna þann 25 maí 2016, umræðum á tveimur félagsfundum og óformlegum spjallfundi. Að auki var litið til ábendinga í skýrslu sannleiksnefndarinnar auk þess sem að ráðgjöf var sótt til lögmanns félagsins.

Það er einróma niðurstaða stjórnar að leggja til eftirfarandi  breytingar og viðbætur á lögum Blindrafélagsins.:   

Tillaga að nýrri málsgrein við 4 gr.
„Stjórn Blindrafélagsins fer yfir umsóknir um félagsaðild og staðfestir eða hafnar.. Afgreiðslur stjórnar skulu staðfestar af aðalfundi Blindrafélagsins“.

Greinagerð:
Hér er um að ræða að staðfesta venju sem hefur verið iðkuð um margra ára skeið án þess að það sé skilgreint í lögum félagsins hvernig staðfesting félagsaðildar fer fram.

Tillaga til breytinga á 2. mgr 6. greinar.

2. mgr. 6. gr. í lögum Blindrafélagsins er svohljóðandi:

„Boðað skal til almenns félagsfundar ef minnst 10 aðalfélagar óska þess og senda stjórn félagsins um það skriflega beiðni. Skulu þeir tilgreina ástæðu þess að óskað er eftir að félagsfundur verði boðaður. Stjórn skal boða til og halda fundinn innan hálfs mánaðar frá því að ósk berst.“

Breytingartillaga:

Lagt er til að  2. mgr. 6. greinar verði svohljóðandi:

„Boðað skal til almenns félagsfundar ef minnst 5% félagsmanna óska þess og senda stjórn félagsins um það skriflega beiðni. Skulu þeir tilgreina ástæðu þess að óskað er eftir að félagsfundur verði boðaður. Stjórn skal boða til fundarins innan hálfs mánaðar frá því að ósk berst.“

Greinagerð:

Þau mörk að 10 manns geti látið kalla saman félagsfund eru arfleifð frá þeim tíma þegar að Blindrafélagið var mun fámennara en það er í dag.  Nú eru  680 manns skráðir félagið, sem þýðir að 10 félagar  eru innan innan við 1,5% félagsmanna. Það verður að teljast

 óeðlilegt að svo lítill fjöldi félagsmanna geti krafist félagsfundar.

 Tímaramminn sem markast af að boða til og halda fund innan tveggja vikna frá því að ósk um félagsfund berst til stjórnar er mjög naumur með hliðsjón af fyrirvara í 1 mgr. um að boða skuli félagsfund með minnst viku fyrirvara.  

Viðauka tillaga við  8 gr.

Inn í 2. mgr. 8 gr. verði bætt þessari setningu:
"Kjörnefnd skal jafnframt leggja mat á kjörgengi frambjóðenda með því að kanna hvort frambjóðendur eru félagar eða bakhjarlar og séu í skilum með félagsgjöld.“

2 mg 8 gr  verði þá svohljóðandi:

„Berist fleiri framboð til stjórnar en kjósa á um hverju sinni skal stjórn félagsins undirbúa kosningu og birta lista yfir þá sem í kjöri eru. Berist ekki nægilegur fjöldi framboða skal kjörnefndin, svo fljótt sem verða má, hlutast til um að afla þeirra fyrir aðalfund. Kjörnefnd skal jafnframt leggja mat á kjörgengi frambjóðenda með því að kanna hvort frambjóðendur eru félagar eða bakhjarlar og séu í skilum með  félagsgjöld „.          ..

Greinagerð:
Hér er um að ræða að fela kjörnefnd formlega það hlutverk að kanna kjörgengi þeirra sem að bjóða sig fram. Samkvæmt núgildandi lögum félagsins gegnir enginn því hlutverki.

Breytingartillaga við 1. málsgrein  10. greinar.
Málsgreinin er svohljóðandi:
„Stjórn Blindrafélagsins skal kjörin á aðalfundi, hana skipa fimm aðalmenn og fjórir varamenn. „Atkvæðamagn, raðval ræður hverjir eru kjörnir í aðalstjórn eða varastjórn. Formaður skal kjörinn sérstaklega til tveggja ára. Stjórnin velur úr hópi sínum varaformann, gjaldkera, ritara og meðstjórnanda.“

Breytingartillaga;
Lagt er til að orðið „raðval“ verði fellt út úr greininni.

Greinagerð:
Raðvals  hugtakið rataði inn í lög félagsins fyrir tveimur árum án þess að kynnt væri hvað það þýðir.  Hugtakið raðval er virðist hafa mismunandi  merkingar en samkvæmt Wikipedia felur það í sér að ekki er spurt um flest atkvæði heldur flest stig sem reiknuð eru samkvæmt matsröðun kjósenda. Þetta kosningafyrirkomulag er ekki í samræmi við hvernig kosningar innan Blindrafélagsins hafa verið framkvæmdar. Af þeim sökum er lagt til að þetta hugtak verði fjarlægt úr lögum félagsins.

Viðbótartillaga -  Ný 15 grein (aðrar greinar færist aftar)  sem fjallar um vanhæfi og verði svohljóðandi:

15. gr.

 Stjórnarmanni ber að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls ef hann hefur hagsmuna að gæta sem kunna að fara í bága við hagsmuni Blindrafélagsins eða ef fyrir hendi eru aðstæður sem eru til þess fallnar að draga óhlutdrægni hans í efa með réttu.

Stjórnarmanni Blindrafélagsins er óheimilt að taka þátt í meðferð eða afgreiðslu máls ef málið varðar aðila sem er eða hefur verið maki stjórnarmanns, skyldur eða mæðgur stjórnarmanni í beinan legg eða að einum lið til hliðar eða tengdur stjórnarmanni með sama hætti vegna ættleiðingar.

Ef stjórnarmaður er jafnframt starfsmaður Blindrafélagsins eða tengds félags, er honum óheimilt að taka þátt í meðferð eða afgreiðslu máls ef málið varðar yfirmann hans í almennum störfum stjórnarmannsins fyrir Blindrafélagið eða tengt félag. Ef stjórnarmaður, sem jafnframt er starfsmaður Blindrafélagsins eða tengds félags, hefur tekið þátt í að undirbúa eða taka ákvörðun í tilteknu máli, sem er síðan lagt fyrir stjórn Blindrafélagsins er hann alltaf vanhæfur til að fjalla um málið. Þetta á þó ekki við um almenna stefnumótun á vegum félagsins eða aðra slíka áætlanagerð.

Ef stjórnarmaður er jafnframt leigutaki hjá Blindrafélaginu, hvort sem hann leigir viðkomandi húsnæði sem almennur íbúi eða undir atvinnurekstur, er honum óheimilt að taka þátt í afgreiðslu eða meðferð mála þar sem teknar eru ákvarðanir sem á einhvern hátt tengjast leiguhúsnæði í eigu Blindrafélagsins.

 Stjórnarmaður skal upplýsa stjórn Blindrafélagsins um vanhæfistilvik. Ef ágreiningur er uppi um hæfi stjórnarmanns greiðir stjórn félagsins atkvæði um hæfi viðkomandi  stjórnarmanns.. Viðkomandi stjórnarmaður má ekki taka þátt í slíkri atkvæðagreiðslu og ræður atkvæði formanns úrslitum ef atkvæði standa jafn.

 Stjórnarmaður, sem er vanhæfur til meðferðar og afgreiðslu máls, má ekki taka þátt í meðferð þess eða hafa áhrif á það með öðrum hætti og skal ávallt yfirgefa stjórnarfund við meðferð þess og afgreiðslu og skal þá varamaður taka sæti hans.

Greinagerð:

Til að ákvarðanataka og stjórnsýsla uppfylli nútímakröfur um gangsæi og  heiðarleika er mikilvægt að til staðar séu reglur um hæfi og vanhæfi. Hagsmunaárekstrar geta átt sér fjölbreyttan uppruna og ekki er óalgengt að einstaklingar finni sig gegna fleiri hlutverkum en einu og í sumum tilfellum getur slíkt leitt til hagsmunaárekstra. Um þetta eru fjöldamörg dæmi   

Innan félagsins hafa lengi verið umræður um mögulega hagsmunaárekstra sem kunna að hljótast af því að starfsmenn sitji í stjórn félagsins. Ein af ábendingum sannleiksnefndarinnar fól í sér skoða þetta. Stjórn félagsins hefur skoðað þetta ítarlega og sótt sér ráðgjöf til lögmanns félagsins,  samræður við  aðila úr sannleiksnefndinni um þá útfærslu sem hér er lögð til fór einnig  fram. Í þessari vinnu kom fljótlega í ljós að þó vissulega geti verið hætta á hagsmunaárekstrum vegna setu starfsmanna í stjórn þá geta hagsmunaárekstrar einnig orðið innan stjórnar félagsins af ýmsum öðrum ástæðum. Svo sem eins og     ástæðum. Af þessum sökum varð það niðurstaða stjórnar félagsins að leggja til ítarleg ákvæði um hæfi og vanhæfi sem tækju á öllum mögulegum hagsmunaárekstrum frekar en að gera tillögu um að svipta tiltekna félagsmenn kjörgengi, sem ásamt kosningarétti er einn dýmætasti réttur einstaklinga í lýðsræðissamfélagi.

Viðbótartillaga -  Ný 16 grein (aðrar greinar færist aftur)  sem fjallar um vantraust  verði svohljóðandi:i

16. gr.

 Gerist stjórnarmaður brotlegur við refsilög og/eða siðareglur Blindrafélagsins, vinnur gegn hagsmunum félagsins eða félagsmanna þess eða sýnir af sér aðra verulega ámælisverða háttsemi og allar sáttatilraunir reynast árangurslausar, er stjórn Blindrafélagsins heimilt að samþykkja tillögu um vantraust á viðkomandi stjórnarmann. Meirihluti  aðalstjórnarmanna, að undanskildum þeim sem vantrauststillaga lýtur að, þurfa að vera samþykkir slíkri ákvörðun.

 Ef stjórn Blindrafélagsins samþykkir tillögu um vantraust samkvæmt 1. mgr., er stjórninni skylt að boða til félagsfundar innan tveggja vikna og skal boða til fundarins í samræmi við 6. gr. þessara laga. Á meðan beðið er ákvörðun félagsfundar, er þeim stjórnarmanni sem lýst hefur verið vantrausti á óheimilt að taka þátt í stjórnarstörfum á vegum félagsins.

Ef brot stjórnarmanns skv. 1. mgr. eru sérlega ámælisverð eða ef viðkomandi stjórnarmaður hefur eða mun valda Blindrafélaginu skaða með framgöngu sinni, er stjórn félagsins heimilt, samhliða því að leggja fram tillögu um vantraust, að leggja fram tillögu um að viðkomandi stjórnarmanni verði vikið úr Blindrafélaginu.

Félagsfundur, sem er boðaður skv. 2. mgr. þessarar greinar, skal hlýða á sjónarmið stjórnarinnar og þess stjórnarmanns sem vantrauststillaga lýtur að. Í kjölfar þess að báðir aðilar hafa gert grein fyrir sjónarmiðum sínum, tekur félagsfundur annaðhvort ákvörðun um að staðfesta tillögu stjórnar, sem felur þá í sér tafarlausa brottvikningu viðkomandi stjórnarmanns úr embætti, eða hafna tillögu stjórnar, sem felur þá í sér að viðkomandi stjórnarmaður heldur stöðu sinni. Ef stjórn félagsins hefur nýtt sér heimild skv. 3. mgr. til að bera fram tillögu um brottvikningu viðkomandi stjórnarmanns úr félaginu, skal félagsfundur einnig taka afstöðu til þeirra tillögu. Skal einfaldur meirihluti greiddra atkvæða ráða niðurstöðu félagsfundar um samþykkt tillögu stjórnar um vantraust en til samþykkis brottvikningar þarf 2/3 greiddra atkvæða á félagsfundi.

 Ef félagsfundur staðfestir tillögu stjórnar, tekur varamaður sæti þess stjórnarmanns sem félagsfundur hefur vikið úr embætti og situr út kjörtíma þess stjórnarmanns.

 Ef almennur félagsmaður brýtur gegn refsilögum og/eða siðareglum Blindrafélagsins, sýnir af sér sérlega ámælisverða háttsemi eða hefur eða mun valda Blindrafélaginu skaða með framgöngu sinni, er stjórn Blindrafélagsins heimilt að leggja fram tillögu um að viðkomandi félagsmanni skuli vikið úr Blindrafélaginu. Um málsmeðferð slíkra tillögu fer eftir 3. og 4. mgr. þessa ákvæðis eftir því sem við á. Til samþykkis brottvikningar almenns félagsmanns þarf 2/3 greiddra atkvæða á félagsfundi.

Greinagerð:
Í samræmi við ábendingu sannleiksnefndarinnar þá er hér gerð tillaga um  skilgreina  hvaða ferli á að vinna eftir ef stjórnarmaður eða félagsmaður brýtur refsilög og/eða siðareglur Blindrafélagsins, vinnur gegn hagsmunum félagsins eða félagsmanna þess eða sýnir af sér aðra verulega ámælisverða háttsemi og allar sáttatilraunir reynast árangurslausar. Mikilvægt er að hafa í huga að þetta ferli getur ekki farið í gang nema búið sé að leita sátta og útséð er með að sættir muni nást. Hér eru hagsmunir félagsins í fyrirrúmi .  

EL lagði til að inn í tillögur stjórnar verði bætt þeirri breytingatillögu að bakhjarlar hefðu ekki kjörengi í stjórnarkosningum. Stjórn samþykkti tillöguna einróma og var SUH og KHE falið að útfæra tillöguna inn í tillögu stjórnar.  

2.  Ársreikningar.

Guðný Guðmundsdóttir endurskoðandi frá KPMG gerði grein fyrir því að engar breytingar hafi orðið á ársreikningum félagsins frá því að hún kynnti þá á stjórnarfundi 5 apríl s.l.  Guðný fór síðan yfir ársreikninga fyrir Verkefnasjóð félagsins og svaraði nokkrum spurningum.

Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri undirrituðu svo báða ársreikningana.

Fundi slitið kl 13:00 

Fundargerð ritaði Kristinn Halldór Einarsson.